A importância da definição de Alvos Inteligentes

Os objectivos são a bússola para cada um de nós e para a equipa, eles dão direcção e finalidade.

Com base nos objectivos, é realizada uma avaliação do sucesso ou fracasso das metas estabelecidas.

O estabelecimento de objectivos facilita o alinhamento dos pensamentos e a concentração com a tarefa, ajuda a manter o rumo e evita que se perca tempo com outras tarefas menos significativas.

Os objectivos responsabilizam-nos, incitam à auto-motivação e à motivação de equipa e a uma pressão social saudável que nos encoraja a ser melhores.

As equipas ágeis trabalham com pelo menos dois tipos de objectivos: os que proporcionam uma melhoria contínua e o objectivo ou meta do sprint. Vejamos um exemplo de melhoria contínua:

1. A equipa identifica uma área que necessita de atenção, por exemplo, “a nossa diálogos estão a demorar muito tempo. O objectivo é ter diálogos que não excedam 15 minutos.
2. A equipa concorda com os primeiros passos, põe-se em movimento e decide que, na reunião diária, cada membro da equipa tem 1 minuto para apresentar o que fez ontem, o que vai fazer hoje e que problemas tem, vai trazê-lo preparado e, se considerar que 1 minuto é insuficiente, deve propor uma reunião para aprofundar o tema.
3. A equipa identifica o que pode acontecer e as acções de contingência, e dispõe de todos os recursos necessários para levar a cabo o trabalho. Por exemplo, Luis activará um temporizador de 1 minuto na vez de cada pessoa, quando for a vez de Joaquín, o falador da equipa, ser-lhe-ão feitas as 3 perguntas pedindo-lhe que seja específico, e quando for apresentado um assunto que exija mais tempo, será tomada uma nota para o tratar fora da sessão diária.
4. Após um par de diários, a equipa reflecte sobre a eficácia das medidas e introduz novas alterações, se necessário, implementando a inspecção e a adaptação.

Por outro lado, a equipa, e cada um de nós, precisa de objectivos desafiantes, que, embora permaneçam exequíveis, nos forçam a sair de rotinas confortáveis e fora da zona de conforto.

Precisamos de objectivos que conduzam ao sucesso, mas será que sabemos o que é o sucesso? Os objectivos são frequentemente confundidos com tarefas ou descrições de funções, e por vezes, quando são definidos, permanecem inalterados, levando à apatia e à estagnação.

Objectivos como“Manter a eficiência operacional” ou“Assegurar o controlo de qualidade do produto” podem não significar nada de concreto, são abertos à interpretação e são demasiado etéreos para serem úteis.

Os bons objectivos são SMART, Smart, cumprem os critérios 5 , que foram desenvolvidos por George Doran em 1981, e que formam a sigla SMART:

1. S para “Específico”, com medições que nos ajudam a avaliar se estamos ou não no caminho certo. Evite termos vagos tais como “Quero ser rico” ou “Entregar software de qualidade”, pois estes termos são ambíguos e podem ter significados diferentes para pessoas diferentes. É melhor dizer “Quero reformar-me aos 55 anos com 10 milhões de euros no banco” ou “O número de incidentes na nossa equipa, mês a mês, deve manter uma tendência para zero incidentes”.
2. M de “Mensurável”, tendo em mente o seu objectivo declarado, determina a métrica objectiva através da qual medirá o seu progresso para atingir este objectivo. Saberá que é rico quando tiver 10 milhões de euros no banco, ou que o objectivo da equipa está a ser atingido quando vir um gráfico de incidentes que, mês após mês, se aproxima de zero. É importante lembrar que é importante que o objectivo seja mensurável.
3. A de “Alcançável”, desafiante mas realizável. 10 milhões aos 55 anos de idade podem ser alcançáveis se tiver 30 ou 40 anos, mas talvez menos realistas se estiver na casa dos 50 anos e tiver muitas dívidas. Apontar alto, mas não estabelecer objectivos que sejam inatingíveis e que possam ser frustrantes. Isto leva-nos ao ponto seguinte.
4. R de “Realista”, para ser realista, um objectivo deve ter os recursos necessários para ser alcançado. Fingir ser rico e não saber nada sobre finanças e não ter tempo para investigação ou empreendedorismo torna este objectivo irrealista. Um objectivo realista tem um plano de acção com recursos, tempo e capacidade de trabalho à sua disposição.
5. T Os objectivos “de duração limitada” devem incluir um prazo para alcançar o seu propósito. A lei de Parkinson estabelece que: “O trabalho expande-se para preencher o tempo disponível”, se tiver 10 horas para entregar um relatório, fá-lo-á em 10 horas, e se tiver 10 dias, demorará 10 dias, o mesmo se lhe forem dadas 10 semanas, haverá sempre algo a fazer, e razões e desculpas para não terminar mais cedo. O objectivo “O número de incidentes na nossa equipa, mês a mês, deve manter uma tendência para zero incidentes”, é melhor especificado se for acrescentado nos próximos 3 meses.

É de notar que o sistema SMART não é um plano que tem de ser seguido à letra, mas sim uma recomendação que certamente lhe trará muito valor.

Para as equipas que trabalham em Scrum, o Objectivo do Sprint é o objectivo mais importante a ser atingido pela equipa durante o Sprint.

Maria Esther Remedios

@soy.agile.coach