Há muitas ferramentas que podem ser utilizadas para resolver problemas que ocorrem nas empresas, uma delas e que proporciona a melhoria de produtos, serviços e processos, é a utilização da “8D” (8 disciplinas), que é uma prática normalizada a seguir. Esta ferramenta ajuda-nos a concentrar-nos na origem do problema, encontrando a causa raiz a fim de implementar soluções.
Os benefícios deste instrumento são os seguintes:
- Possuir uma estrutura de trabalho sistematizada.
- Trabalhar em equipa.
- Conseguir uma abordagem comum.
- Melhorar os sistemas da organização.
- Optimização do desempenho.
- Prevenir futuras não conformidades e falhas.
Os 8D’s consistem em 8 passos sequenciais a serem seguidos para resolver qualquer tipo de problema:
D1 (Disciplina 1)
: Formar uma equipa para resolver o problema.
Estabelecer uma equipa multidisciplinar, onde todos têm a capacidade de analisar problemas e estabelecer soluções.
A equipa deve ter um líder que será responsável pelo acompanhamento do cumprimento dos objectivos estabelecidos pelo grupo.
D2 (Disciplina 2)
Descrever o problema.
Deve basear-se em factos reais e a equipa deve ir para o local onde o problema ocorreu. Algumas das questões a colocar para uma boa descrição são: Qual é o problema, o que está a acontecer versus o que deveria estar a acontecer, onde está a acontecer, quando aconteceu, quem está envolvido, qual é o alcance do problema em termos de custo, qualidade, segurança, danos, etc.
É muito importante responder a estas questões a fim de se ter uma definição mais detalhada e clara do problema.
D3 (Disciplina 3)
: Implementar uma acção de contenção provisória.
Uma solução temporária ou momentânea para evitar que o problema avance mais é como colocar um “penso rápido” temporário enquanto se realizam acções definitivas. É importante avaliar e testar antes da implementação, bem como considerar as pessoas envolvidas e que podem ser afectadas pelos efeitos que possa ter.
Nunca se deve esquecer que uma acção provisória é para remediar os efeitos causados pelo problema, no entanto, não é a solução final.
D4 (Disciplina 4)
: Analisar e identificar a causa raiz.
Em muitos casos não é tão fácil identificar a causa raiz de um problema, portanto, é importante realizar uma análise do que aconteceu no problema, o que pode ser feito com uma técnica bem conhecida chamada os 5 porquês até que a(s) causa(s) inicial(is) seja(m) encontrada(s). Também pode utilizar o brainstorming ou o diagrama de Ishikawa, também chamado diagrama de espinha de peixe, diagrama de causa e efeito, entre outras técnicas que são úteis para uma correcta identificação da causa raiz, o que nos ajudará a eliminar a causa que originou o problema e assim evitar a sua recorrência.
D5 (Disciplina 5)
Estabelecer acções correctivas.
Ao identificar a causa raiz do problema, é importante fazer um plano de acção para definir acções correctivas permanentes. Estas soluções devem ser testadas até que a causa raiz tenha sido detectada e eliminada, e se o problema persistir, devem ser procuradas outras soluções até que o problema seja largamente eliminado.
D6 (Disciplina 6)
: Implementar acções correctivas permanentes.
As acções correctivas devem ser implementadas e posteriormente verificadas para funcionarem correctamente, ou seja, não há recorrência. Neste caso, devem ser feitas medições para verificar a sua eficácia, se não, devem ser tomadas outras medidas até que tudo esteja a funcionar correctamente.
D7 (Disciplina 7)
Prevenir a recorrência do problema (Prevenir a recorrência).
Ao obter uma solução para um problema numa área de trabalho, estes podem ser transferidos para outra área onde problemas semelhantes surjam, mantendo esta dinâmica como uma forma eficiente de ajudar outras áreas a chegar mais rápida e eficazmente a soluções permanentes para situações indesejáveis que estão a surgir. Isto faz-nos tomar medidas preventivas para as situações que possam surgir nos diferentes locais de trabalho e actualizar tudo relacionado com o processo: especificações, manuais de formação, procedimentos de controlo de erros, comunicação, etc.
D8 (Disciplina 8)
: Resolver o problema e reconhecer os esforços da equipa.
O problema deve ser auditado e a eficácia da solução deve ser definida, a fim de encerrar oficialmente e definitivamente este caso. No final, a equipa designada para a solução deve perguntar-se o que correu bem, o que não correu e se as medidas tomadas podem ser replicadas.
É essencial reconhecer o esforço e a contribuição dos membros da equipa que resolveram o problema, dando a conhecer os resultados a toda a organização e com o objectivo de transmitir as lições aprendidas a outras áreas.
A vantagem de utilizar a 8D é que se baseia em factos e não em opiniões, permitindo-lhe desenvolver vantagens competitivas através da resolução rápida e eficaz de problemas, mantendo os clientes para o bom serviço e qualidade dos produtos que fornece, e reduzindo o número de problemas dentro da organização.
Este artigo foi baseado em diferentes fontes encontradas na Internet relativas a 8 disciplinas e escrito por: Monserrat Judith Ortega Hernández
Gestor de Qualidade na GSB
