Se quiser ser mais produtivo, investindo o seu tempo em actividades de valor, sem se sentir sobrecarregado pelo número de tarefas que se acumulam no seu prato e assumindo o controlo da sua vida quotidiana, esta leitura é para si. Partilharemos algumas delas estratégias ágeis, que podemos aplicar na nossa gestão pessoal de actividades:
1. criar e manter um Backlog de Tarefas.
Há muitas aplicações para nos ajudar a gerir as listas de afazeres. Recomendo
Trello
das mesmas pessoas em Jira,
Atlanssia
que pode utilizar no seu portátil e telemóvel
- Registe-se
tarefas concretas e orientadas. - Classificar tarefas por grupos (Casa, Formalidades, Investigação, etc.).
- Dividir grandes tarefas em várias tarefas. Em Trello, pode utilizar a opção dentro da Tarefa ou cartão do Lista de verificação, ou criar uma Lista (grupo) com várias Tarefas.
- As Listas formam umDashboard , que provou ser um método que facilita avisualização, gestão, comunicação e transparência das tarefas.
- Uma lista, ou coluna, pode conter as tarefas que está a“Fazer“.
- Define um WIP (Trabalho em curso). No exemplo é, por isso não posso “começar” outra tarefa, se não tirar uma dessa lista. Esta técnica promove a realização de tarefas já começou ou está a correr, evitando a procrastinação, e evitando ter demasiadas tarefas em aberto.
- Rever e actualizar a lista de tarefas frequentemente. Pelo menos no início e no fim do dia. Faça da sua ferramenta de gestão de tarefas o seu assistente pessoal.
2. Classificar e prioritizar tarefas
- Agrupar tarefas porcategorias , como fazemos com épicos em Jira, criando uma estrutura que faz sentido para si e facilita a organização e equilíbrio das suas tarefas.
3. Plano para o médio e curto prazo, e Dia a Dia.
- Ter tarefas valiosas, intencionais e importantes implica definir objectivos e metas a médio prazo, que na situação em que vivemos, com tanta mudança e incerteza, podem ser trimestrais, mensais e semanais.
- Divida os seus objectivos trimestrais em objectivos mensais, semanais e diários. É o que se faz dia após dia que permitirá a realização dos seus maiores propósitos.
- Deve abordar o seu plano com flexibilidade, adaptando-a à realidade da situação tal como ela surge. Temos tendência para sobrestimar a nossa capacidade, pelo que é comum ficarmos aquém do tempo.
- Considerem que há sempre emergências e acontecimentos imprevistos que desafiam as nossas previsões. Tente sair autorizações e capacidade para os “não planeados”, bem como para as pausas e descanso. Se ajudar, bloqueie o tempo para o pequeno-almoço e almoço na sua agenda.
- Evite o planeamento “em detalhe”, deve ser suficiente para orientar e encomendar o nosso dia. A microgestão pode minar a flexibilidade e mesmo a eficiência.
- A divisão dos objectivos também torna mais fácil verificar se estamos no caminho para o objectivo maior e se precisamos de ajustar as nossas estratégias de implementação. Lembre-se de aplicar os valores do inspecção e adaptação.
- E quando atingir os seus objectivos parciais, reconhece os seus esforços e recompensa a si próprio, ajudará a manter o esforço e a disciplina que os seus objectivos exigem.
Nota adicional: Se definir datas de vencimento para tarefas em Trello, pode ver o seu planeamento num calendário, e pode mesmo integrá-lo com o calendário do Google (
detalhes aqui
)
- Fazer melhoria contínua, umhábito , melhor se se tornar viciado nele. Desafiar as suas práticas, inovar, aprender e experimentar novos métodos, permite-lhe crescer e amadurecer.
- Manter o concentração e foco naquilo que faz, torná-lo-á mais eficaz e produtivo. Ter blocos de trabalho em períodos de tempo contínuos, seguidos de períodos de repouso, facilita a concentração e a disciplina.
Pomodoro
é uma das técnicas de produtividade utilizadas por muitos agilistas. - Isto também inclui reduzem as distracções, uma vez que perdem tempo e têm impacto na qualidade dos resultados. Por exemplo: enquanto estiver num Pomodoro, desligue o e-mail e as notificações de rede, coloque o seu telefone em silêncio e evite multi-tarefas, atendendo plenamente a uma coisa de cada vez.
- O ordem e limpeza são excelentes aliados da produtividade, uma vez que permitem obter directamente os inputs necessários, sem perda de tempo na procura de documentos, correio, referências ou outros materiais necessários. Isto também significa, seleccionar apenas o necessário e simplificar, na medida do possível, o fluxo dos processos. Dez entradas preparadas antes de enfrentar a tarefa, irá reduzir o desperdício envolvido na procura de algo durante a tarefa.
- Para ser produtivo precisa de ser saudável, dormir bem, manter-se hidratado, comer alimentos que lhe dêem vitalidade e energia, fazer pausas para relaxar, fazer exercício, respirar bem, manter uma boa postura, entre outras práticas que o ajudem a gerir o stress e a sentir-se bem.
- E agora a dica mais importante, desfrute do que faz, enfatize a perspectiva positiva e o que ganha com cada tarefa, procure fazer aquilo que realmente o faz feliz, aquilo por que é apaixonado.
A motivação é a chave para ser produtivo
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Leia mais sobre este tópico em:
https://masymejor.com/como-ser-mas-productivo/
Trello Blog com Dicas de Produtividade
Maria Esther Remedios
@soy.agile.coach
