Por: Laura Soriano, PMP®.
Gestor de Soluções Tecnológicas na GSB
Actualmente, o trabalho colaborativo é essencial nas empresas e muitas vezes a organização de equipas de trabalho é problemática se não tivermos o apoio de uma ferramenta tecnológica que nos permita comunicar, partilhar conteúdos e mantê-los actualizados com as actividades.
Se falarmos de ferramentas de comunicação ou chats sabemos que há muitos deles no mercado, no entanto, hoje falaremos das Equipas Microsoft e de como no GSB conseguimos integrar várias funcionalidades para acompanhar os projectos de forma eficiente, especialmente quando se trabalha remotamente.
O que são as equipas de EM?
É uma plataforma muito versátil que faz parte da Escritório 365 e visa facilitar a interacção entre grupos de trabalho, oferecendo principalmente mensagens instantâneas empresariais, tanto de grupo como individuais, um espaço de trabalho comum para organizar reuniões de voz ou vídeo, acesso a documentos partilhados e a possibilidade de acrescentar diferentes Escritório 365 ou programas externos que nos fornecem novas funcionalidades.
Como é que isso o pode ajudar?
Pense na necessidade de coordenar uma equipa de 8 pessoas em diferentes partes da América Latina, disponíveis em diferentes momentos, trabalhando em diferentes partes de um projecto mas exigindo uma comunicação constante, partilhando informação e, acima de tudo, estando ciente de qualquer situação que possa atrasar o projecto dia após dia.
Muitos pensariam que com correio electrónico, telefone, Skype e outros meios, este trabalho pode ser feito, contudo, nenhum destes trabalhos na mesma plataforma para nos permitir fazer tudo dentro de um único painel de instrumentos. As equipas fazem-no.
Por exemplo, no GSB realizamos a configuração de equipas de trabalho tanto de colaboradores internos como externos e até dos nossos clientes, a única coisa que exigimos são contas de e-mail da Microsoft e é isso, criamos grupos que podem fazer uso de um chat em grupo ou pessoal, podem criar reuniões no mesmo local, tomar notas das reuniões que são visíveis para todos, partilhar documentos de forma segura, vê-los dentro da ferramenta, e no nosso caso, acrescentámos Planificador para acompanhar as actividades, implementando metodologias ágeis e até criamos uma secção github que nos permite visualizar o relatório das questões registadas, tudo num só local.
Assim, podemos dizer que as Equipas permitem-nos ter acesso instantâneo a todos os conteúdos e ferramentas para podermos gerir grupos e projectos de uma forma fácil, reduzindo a utilização de e-mails e repositórios de informação inseguros.
Existe um ambiente de trabalho, uma web e uma aplicação móvel para que a sua equipa possa manter-se actualizada com as comunicações, novos documentos ou novas actividades em qualquer dispositivo.
Equipas Microsoft está disponível para clientes do Office 365 Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 e E5.
Recordemos que o sucesso de um projecto dependerá sempre do bom trabalho de equipa, então porque não tirar partido das funcionalidades que as Equipas nos oferecem para nos ajudar?
