A retrospectiva é uma reunião regular que a equipa realiza no final do sprint para reflectir explicitamente sobre os acontecimentos mais importantes que ocorreram desde a reunião anterior e tomar decisões com o objectivo de remediar ou melhorar. Podem também ser realizados após a execução de um processo, uma vez que é um ponto de inspecção e adaptação dos nossos processos e equipamentos.
Esta reunião, também conhecida como retro, utiliza um formato definido que convida os membros da equipa, tanto individualmente como em conjunto, a especificar o que funcionou bem, que problemas surgiram, e quais são as acções de melhoria que irão resolver os problemas encontrados, melhorar a forma de trabalhar e alcançar o objectivo proposto.
Os Retros promovem a propriedade da equipa e a responsabilização pelos seus processos e resultados, e são uma fonte natural de oportunidades para melhorar o desempenho da equipa. Têm normalmente uma duração de 1 hora e 30 minutos para um sprint de 2 semanas.
Por vezes, o feedback não corre como esperado, encontrando problemas tais como: baixa participação dos membros da equipa, tópicos repetitivos, sensação de perda de tempo, atmosfera desconfortável ou evitar conflitos.
Para que um Retro seja eficaz, tem de estar em conformidade:
- Revelar factos ou avaliações que tenham efeitos mensuráveis no desempenho da equipa, evitando lamentações e dramatizações subjectivas e gerais.
- Requer um ambiente de confiança em que cada participante se sinta à vontade para expressar as suas opiniões e pontos de vista.
- Estar preparado com antecedência a fim de incluir uma dinâmica que facilite a participação e uma atmosfera propícia ao retrocesso.
- Gerar acções que podem formar um atraso de tarefas de melhoramento.
- Dar prioridade à melhoria do atraso e seleccionar tarefas, normalmente 1 ou 2 são suficientes, que podem ser abordadas no próximo sprint. Podem ser colocados no atraso do Sprint.
- Os problemas repetitivos que surgem com cada retrospectiva, sem melhoria mensurável ao longo do tempo, podem indicar que a retrospectiva necessita de uma mudança de estratégia.
- Um moderador deve liderar o retro: a) Explicar a dinâmica, b) Estabelecer acordos de reunião, por exemplo, pedir a palavra, ouvir os outros quando falam, silenciar o microfone, ligar a câmara, não responder ao telemóvel na reunião, etc.) c) Acompanhar as acções do retro anterior, d) Controlar a timebox de cada tópico, e) Motivar a participação, entre outros.
Esther Derby e Diana Larsen, autores do livro‘Agile Retrospectives (Making good teams great)‘, sugerem a organização de retrospectivas em 5 passos:
- Preparar o palco: quebrar o gelo ou “preparar o palco” fazendo perguntas ou escolhendo dinâmicas destinadas a encorajar as pessoas a participar.
- Recolher dados: recolher informação sobre a última interacção: o que foi bem feito e ajudou a alcançar os objectivos, e o que foi mal feito ou criou impedimentos.
- Gerar insights: com os resultados da etapa anterior, gerar expectativas relativamente à próxima interacção, ver o que deve ser evitado, que riscos podem ser assumidos e que novos objectivos podem ser estabelecidos.
- Decidir o que fazer: definir acções que podem ser tomadas pela equipa ou estabelecer acordos para alcançar objectivos ou mitigar riscos. Se houver muitas acções, formar um atraso de acções de melhoria e dar prioridade ao que pode ser feito no próximo sprint.
- Fechar a retrospectiva: independentemente da forma como o retrocesso foi feito, a equipa deve sair motivada e encorajada para o próximo sprint.
Em relação às dinâmicas que melhor apoiam um retro, no portal Tudo sobre Retrospectivas. O Retromat-Blog, um conjunto de dicas, recursos e dinâmicas, incluindo retrospectivas remotas, estão incluídos.
Outras referências para leitura posterior:
- Javier Garzas descreve uma das dinâmicas mais comummente utilizadas:
O barco à vela
- Kaleidos. Uma série de retrospectivas divertidas
- Agile Experience: Ferramentas para retrospectivas remotas
Maria Esther Remedios
@soy.agile.coach
