La retrospectiva es una reunión periódica que el equipo realiza al final del sprint para reflexionar explícitamente sobre los eventos más importantes que ocurrieron desde la reunión anterior y tomar decisiones con el objetivo de remediar o mejorar. También pueden realizarse luego de la ejecución de un proceso, dado que supone un punto de inspección y adaptación de nuestros procesos y equipos.

Esta reunión, conocida también como retro, utiliza un formato establecido que invita a los miembros del equipo, tanto en forma individual como conjunta, a especificar qué ha funcionado bien, qué problemas surgieron, y cuáles son las acciones de mejora que permitirán solucionar los problemas encontrados, mejorar la forma de trabajo y conseguir el objetivo propuesto.

Las retros promueven la propiedad y responsabilidad del equipo con sus procesos y resultados, y son una fuente natural de oportunidades para mejorar el rendimiento del equipo. Suelen tener una duración de 1 hora y 30 minutos para sprint de 2 semanas.

En ocasiones, la retro no fluye como esperamos, encontrándose problemas como: poca participación de los miembros del equipo, temas repetitivos, sentimiento de pérdida de tiempo, ambiente incómodo o evasión de conflictos.

Para que una Retro sea efectiva debe cumplir:

  1. Revelar hechos o apreciaciones que tienen efectos medibles en el desempeño del equipo, evitando lamentaciones y dramatismos subjetivos y generales.
  2. Requiere un ambiente de confianza donde cada participante se sienta cómodo expresando sus opiniones y puntos de vista.
  3. Estar preparada con antelación a fin de incluir una dinámica que facilite la participación y un ambiente propicio para la retro.
  4. Generar acciones que pueden ir conformando un backlog de tareas de mejora.
  5. Priorizar el backlog de mejoras y seleccionar las tareas, suelen ser suficientes 1 o 2, que pueden abordarse en el siguiente sprint. Pueden colocarse en el Sprint backlog.
  6. Los problemas repetitivos que surgen en cada retrospectiva, sin una mejora medible con el tiempo, pueden indicar que la retro necesita un cambio de estrategia.
  7. Un moderador debe dirigir la retro: a) Explicar la dinámica, b) Establecer acuerdos de la reunión, por ejemplo, pedir la palabra, escuchar a los demás cuando hablan, mutear el micrófono, prender la cámara, no atender el móvil en la reunións, etc.) c) Dar seguimiento a las acciones de la retro anterior, d) Controlar el timebox de cada tema, e) Motivar la participación, entre otros.

Esther Derby y Diana Larsen, autoras del libro ‘Agile Retrospectives (Making good teams great)’, plantean organizar las retros en 5 pasos:

  1. Set the stage: romper el hielo o ‘preparar el escenario’, haciendo preguntas o eligiendo dinámicas orientadas a animar a la gente a participar.
  2. Gather data: recopilar información sobre la última interacción: qué se hizo bien y ayudó a conseguir los objetivos, y qué se hizo mal o generó impedimentos.
  3. Generate insights: con los resultados del paso anterior, generar expectativas con respecto a la siguiente interacción, viendo qué cosas se deben evitar, qué riesgos se pueden correr y qué nuevos objetivos se pueden marcar.
  4. Decide what to do: definir acciones que puede realizar el equipo o establecer acuerdos para conseguir los objetivos o mitigar los riesgos. Si son muchas acciones, conformar un backlog de acciones de mejora y priorizar lo que puede hacerse en el siguiente sprint.
  5. Close the retrospective: al margen de cómo haya ido la retro, el equipo debe salir motivado y animado para afrontar el siguiente sprint.

En relación con las dinámicas que mejor apoyan una retro, en el portal All About Retrospectives. The Retromat-Blog, se incluye un conjunto de tips, recursos y dinámicas, incluyendo retrospectivas en remoto.

Otras Referencias para profundizar:

María Esther Remedios

@soy.agile.coach