Existen muchas herramientas que se pueden utilizar para resolver los problemas que se dan en las empresas, una de ellas y que brinda la mejora de los productos, servicios y procesos, es el uso de las “8D” (8 disciplinas), la cual es una práctica estandarizada a seguir. Esta herramienta nos sirve para centrarnos en el origen del problema, encontrando la causa raíz para implementar soluciones a estas.
Las bondades que nos da esta herramienta son:
- Tener una estructura de trabajo sistematizada.
- Trabajar en equipo.
- Conseguir un enfoque común.
- Mejorar los sistemas de la organización.
- Optimizar el rendimiento.
- Prevenir no conformidades y fallas futuras.
Las 8D consisten en 8 pasos secuenciales a seguir para resolver cualquier tipo de problema:
D1 (Disciplina 1): Formar un equipo de trabajo para solucionar el problema.
Establecer un equipo multidisciplinario, donde cada uno tenga la capacidad de analizar problemas y establecer soluciones.
El equipo debe tener un líder quien será el responsable de dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos establecidos por el grupo.
D2 (Disciplina 2): Describir el problema.
Esta debe basarse en hechos reales y el equipo debe acudir al lugar donde ocurrió el problema. Algunos de las preguntas a realizar para lograr una buena descripción son: ¿Cuál es el problema?, ¿Qué está pasando vs que debería estar pasando?, ¿En dónde está pasando?, ¿Cuándo pasó?, ¿Quiénes están involucrados? ¿Cuál es el alcance del problema en cuanto a costos, calidad, seguridad, daños?, entre otras.
Es muy importante contestar estas preguntas para tener una definición más detallada y clara del problema.
D3 (Disciplina 3): Implementar una acción provisional de contención.
Realizar una solución temporal o momentánea para evitar que el problema siga avanzando, es como poner un “curita” temporal en lo que se establecen acciones definitivas. Es importante evaluar y probar antes de su implementación, así como poner en consideración de las personas involucradas y que puedan verse afectadas por los efectos que pueda tener.
Nunca debe olvidarse que la acción provisional es para remediar los efectos causados por el problema, sin embargo, no es la solución final.
D4 (Disciplina 4): Analizar e Identificar la causa raíz.
En muchos casos no es tan fácil identificar la causa raíz de un problema, por lo tanto, es importante realizar un análisis de lo ocurrido en el problema, este se puede realizar con una técnica muy conocida llamada los 5 porqué hasta obtener la(s) causa(s) inicial(es). También se puede ocupar la lluvia de ideas o el diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de espina de pescado, diagrama de causa-efecto, entre otras técnicas que son de ayuda para una correcta identificación de causa raíz, la cual nos servirá para eliminar la causa que originó el problema y así evitar la recurrencia.
D5 (Disciplina 5): Establecer acciones correctivas.
Al identificar la causa raíz que originó el problema es importante realizar un plan de acción para definir las acciones correctivas permanentes. Estas soluciones deben probarse hasta comprobar que efectivamente la causa raíz ha sido detectada y eliminada, si el problema persiste se deben buscar más soluciones hasta que este sea eliminado en gran medida.
D6 (Disciplina 6): Implementar las acciones correctivas permanentes.
Se deben implementar las acciones correctivas y posteriormente verificar que funcionen correctamente, es decir que no se presente recurrencia. En este caso se deberán tomar mediciones para comprobar que son efectivas, en caso contrario establecer nuevas acciones a tomar hasta lograr el correcto funcionamiento de todo.
D7 (Disciplina 7): Evitar que el problema vuelva a repetirse (Prevenir la recurrencia).
Obteniendo la solución del problema en un área de trabajo, éstas se puedan trasladar a otra área donde se presenten problemas similares, manteniendo esta dinámica como una manera eficiente para ayudar a que otras áreas puedan llegar más rápida y efectivamente a soluciones permanentes, situaciones no deseadas que se estén presentando. Esto nos hace tomar acciones preventivas para aquellas situaciones que se puedan presentar en los diferentes lugares de trabajo y actualizar todo lo relacionado al proceso: especificaciones, manuales de entrenamiento, procedimientos de control de errores, comunicación, etc.
D8 (Disciplina 8): Solucionar el problema y reconocer los esfuerzos del equipo.
Se debe auditar el problema y definir si es efectiva la solución dada para cerrar oficialmente y definitivamente este caso. Al finalizar el equipo de trabajo asignado a la solución deberá preguntarse qué estuvo bien, qué no y definir si las medidas tomadas se pueden replicar.
Es fundamental reconocer el esfuerzo y contribución a los integrantes del equipo de trabajo que dio solución al problema, dando a conocer a toda la organización los resultados obtenidos y con el propósito de transmitir las lecciones aprendidas a otras áreas.
La ventaja de ocupar las 8D es que se basa en hechos y no en opiniones, permitiendo desarrollar ventajas competitivas al solucionar rápida y efectivamente los problemas, mantener a los clientes por el buen servicio y la calidad en los productos que se proveen y disminuir la cantidad de problemas dentro de la organización.
Este artículo fue basado en diferentes fuentes encontradas en internet referente a 8 disciplinas y escrito por: Monserrat Judith Ortega Hernández
Gestor de Calidad en GSB
