La retrospectiva es una reunión periódica que el equipo realiza al final del sprint para reflexionar explícitamente sobre los eventos más importantes que ocurrieron desde la reunión anterior y tomar decisiones con el objetivo de remediar o mejorar. También pueden realizarse luego de la ejecución de un proceso, dado que supone un punto de inspección y adaptación de nuestros procesos y equipos.
Esta reunión, conocida también como retro, utiliza un formato establecido que invita a los miembros del equipo, tanto en forma individual como conjunta, a especificar qué ha funcionado bien, qué problemas surgieron, y cuáles son las acciones de mejora que permitirán solucionar los problemas encontrados, mejorar la forma de trabajo y conseguir el objetivo propuesto.
Las retros promueven la propiedad y responsabilidad del equipo con sus procesos y resultados, y son una fuente natural de oportunidades para mejorar el rendimiento del equipo. Suelen tener una duración de 1 hora y 30 minutos para sprint de 2 semanas.
En ocasiones, la retro no fluye como esperamos, encontrándose problemas como: poca participación de los miembros del equipo, temas repetitivos, sentimiento de pérdida de tiempo, ambiente incómodo o evasión de conflictos.
Para que una Retro sea efectiva debe cumplir:
- Revelar hechos o apreciaciones que tienen efectos medibles en el desempeño del equipo, evitando lamentaciones y dramatismos subjetivos y generales.
- Requiere un ambiente de confianza donde cada participante se sienta cómodo expresando sus opiniones y puntos de vista.
- Estar preparada con antelación a fin de incluir una dinámica que facilite la participación y un ambiente propicio para la retro.
- Generar acciones que pueden ir conformando un backlog de tareas de mejora.
- Priorizar el backlog de mejoras y seleccionar las tareas, suelen ser suficientes 1 o 2, que pueden abordarse en el siguiente sprint. Pueden colocarse en el Sprint backlog.
- Los problemas repetitivos que surgen en cada retrospectiva, sin una mejora medible con el tiempo, pueden indicar que la retro necesita un cambio de estrategia.
- Un moderador debe dirigir la retro: a) Explicar la dinámica, b) Establecer acuerdos de la reunión, por ejemplo, pedir la palabra, escuchar a los demás cuando hablan, mutear el micrófono, prender la cámara, no atender el móvil en la reunións, etc.) c) Dar seguimiento a las acciones de la retro anterior, d) Controlar el timebox de cada tema, e) Motivar la participación, entre otros.
Esther Derby y Diana Larsen, autoras del libro ‘Agile Retrospectives (Making good teams great)’, plantean organizar las retros en 5 pasos:
- Set the stage: romper el hielo o ‘preparar el escenario’, haciendo preguntas o eligiendo dinámicas orientadas a animar a la gente a participar.
- Gather data: recopilar información sobre la última interacción: qué se hizo bien y ayudó a conseguir los objetivos, y qué se hizo mal o generó impedimentos.
- Generate insights: con los resultados del paso anterior, generar expectativas con respecto a la siguiente interacción, viendo qué cosas se deben evitar, qué riesgos se pueden correr y qué nuevos objetivos se pueden marcar.
- Decide what to do: definir acciones que puede realizar el equipo o establecer acuerdos para conseguir los objetivos o mitigar los riesgos. Si son muchas acciones, conformar un backlog de acciones de mejora y priorizar lo que puede hacerse en el siguiente sprint.
- Close the retrospective: al margen de cómo haya ido la retro, el equipo debe salir motivado y animado para afrontar el siguiente sprint.
En relación con las dinámicas que mejor apoyan una retro, en el portal All About Retrospectives. The Retromat-Blog, se incluye un conjunto de tips, recursos y dinámicas, incluyendo retrospectivas en remoto.
Otras Referencias para profundizar:
- Javier Garzas describe una de las dinámicas más usadas: El barco de vela
- Kaleidos. Una serie de divertidas retrospectivas
- Agile Experience: Herramientas para retrospectivas remotas
María Esther Remedios
@soy.agile.coach
