Por: Laura Soriano, PMP®
Gerente de Soluciones Tecnológicas en GSB
Hoy en día el trabajo colaborativo es esencial en las empresas y muchas veces la organización de equipos de trabajo suele ser problemática si no nos apoyamos de alguna herramienta tecnológica que nos permita comunicarnos, compartir contenido y mantenerlos al día con las actividades.
Si hablamos de herramientas de comunicación o chats sabemos que existen infinidad en el mercado, sin embargo, hoy hablaremos de Microsoft Teams y cómo en GSB hemos logrado integrar varias funcionalidades para llevar un control de proyectos de manera eficiente, sobre todo cuando trabajamos de forma remota.
¿Qué es MS Teams?
Es una plataforma muy versátil que forma parte de Office 365 y su objetivo es facilitar la interacción entre grupos de trabajo ofreciendo principalmente mensajería instantánea empresarial, tanto grupal como individual, un espacio común de trabajo para organizar reuniones de voz o video, acceso a documentos compartidos y la posibilidad de agregar diferentes utilerías de Office 365 o programas externos que nos aportan nuevas funcionalidades.
¿Cómo te puede ayudar?
Pensemos en la necesidad de coordinar un equipo de 8 personas en diversas partes de Latinoamérica, disponibilidad en diferentes horarios, trabajando en diferentes partes de un proyecto pero que requieren comunicación constante, compartir información y sobre todo estar al pendiente de cualquier situación que pudiera retrasar el proyecto día a día.
Muchos pensarán que con el correo electrónico, teléfono, Skype y otros medios, se puede realizar este trabajo, sin embargo, ninguno de estos funciona en una misma plataforma para permitirnos hacer todo dentro de un mismo panel de trabajo. Teams lo hace.
Por ejemplo, en GSB llevamos a cabo la configuración de equipos de trabajo tanto de colaboradores internos como externos e incluso nuestros clientes, lo único que requerimos son cuentas de correo de Microsoft y listo, creamos grupos que pueden hacer uso de un chat grupal o personal, pueden crear reuniones dentro del mismo lugar, tomar notas de las reuniones que son visibles para todos, compartir documentos de forma segura, visualizarlos dentro de la herramienta, y en nuestro caso, agregamos Planner para llevar el control de actividades, implementando metodologías ágiles e incluso configuramos una sección de github que nos permita visualizar el reporte de issues registrados, todo en un mismo sitio.
Entonces, podemos decir que Teams nos permite tener acceso instantáneo a todo el contenido y herramientas para poder tener una gestión de grupos y proyectos de una forma fácil, disminuyendo el uso de correos electrónicos y de repositorios de información inseguros.
Existe una aplicación de escritorio, una web y una móvil por lo que en cualquier dispositivo tu equipo podrá estar al tanto de comunicados, nuevos documentos o nuevas actividades.
Microsoft Teams está disponible para clientes de Office 365 Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 y E5.
Recordemos que el éxito de un proyecto siempre dependerá de un buen trabajo en equipo así que ¿por qué no aprovechar las funcionalidades que ofrece Teams para ayudarnos?
