Técnicas agile para ser un agilista productivo

Si quieres ser más productivo, invirtiendo tu tiempo en actividades de valor, sin sentirte agobiado por la cantidad de tareas que se te acumulan y asumiendo el control de tu día a día, esta lectura es para ti. Vamos a compartir algunas estrategias agile, que podemos aplicar en nuestra gestión personal de actividades:

1. Crea y mantiene un Backlog de Tareas.

Hay muchas aplicaciones para ayudarnos a gestionar listas de tareas. Te recomiendo Trello, de la misma gente de Jira, Atlanssia, que puedes utilizar en tu portátil y en tu móvil

Registra tareas concretas y con un objetivo claro.
Clasifica las tareas por grupos (Casa, Trámites, Investigar, etc.)
Divide las tareas grandes en varias tareas. Puedes en Trello utilizar dentro de la Tarea o tarjeta la opción Checklist, o crear una Lista (grupo) con varias Tareas.
Las Listas conforman un Tablero, que ha demostrado ser un método que facilita la visualización, gestión, comunicación y transparencia de las tareas.
Una lista, o columna, puede contener las tareas que estás “Haciendo”.
Define un WIP (Work In Progress). En el ejemplo es, por lo que no puedo “iniciar” otra tarea, si no saco alguna de esa lista. Esta técnica promueve terminar las tareas que hayas iniciado o estés ejecutando, evitando la postergación, y el tener muchas tareas abiertas.
Revisa y actualiza la lista de tareas frecuentemente. Al menos al iniciar y terminar el día. Haz de tu herramienta de gestión de tareas tu asistente personal.

2. Clasifica y prioriza las tareas

Agrupa las tareas por categorías, como lo hacemos con las épicas en Jira, creando una estructura que tenga sentido para ti y te facilite la organización y equilibrio en tus pendientes.

3. Planifica a mediano y corto plazo, y el Día a Día

Tener tareas de valor, con propósito e importantes, implica definir objetivos y metas a mediano plazo, que en la situación que vivimos, con tanto cambio e incertidumbre, puede ser trimestral, mensual y semanal.
Divide tus metas trimestrales en metas mensuales, estas en semanales y estas en diarias. Lo que hagas día a día, es lo que permitirá el logro de tus propósitos mayores.

Debes abordar tu plan con flexibilidad, adaptándolo a la realidad que se vaya presentando. Solemos sobrevalorar nuestra capacidad, por lo que es usual quedarnos cortos de tiempo.
Considera que siempre surgen urgencias e imprevistos que atentan con nuestras previsiones. Procura dejar holguras y capacidad para lo “no planificado”, así como para hacer pausas y descansar. Sí te es de utilidad, bloquea en tu agenda tiempo para desayunar y para almorzar.
Evita planificar “en detalle”, debe ser lo suficiente para servir de guía y ordenar nuestro día. La micro gestión, puede perjudicar la flexibilidad e incluso la eficiencia.
Dividir las metas, también facilita el verificar si vamos encaminados hacia la meta mayor y si debemos ajustar nuestras estrategias de ejecución. Recuerda con ello, aplicar los valores de la inspección y adaptación.
Y cuando cumplas tus metas parciales, reconoce tus esfuerzos y prémiate, ayudará a mantener el esfuerzo y disciplina que exigen tus propósitos.

Nota adicional: Si en Trello le colocas fechas de vencimiento a las tareas, puedes ver tu planificación en un calendario, incluso puedes integrarlo con el de Google (detalles aquí)

Haz de la mejora continua, un hábito, mejor si te haces adicto a ello. Retar tus prácticas, innovar, aprender y experimentar con nuevos métodos, te permite crecer y madurar.
Mantener la concentración y foco en lo que haces, te hará ser más eficaz y productivo. Tener bloques de trabajo en períodos continuos de tiempo, seguido de tiempos de descanso, facilita la concentración y la disciplina. Pomodoro, es una de las técnicas de productividad utilizadas por muchos agilistas.
Esto también incluye reducir las distracciones, dado que generan desperdicios de tiempo e impactan la calidad de los resultados. Por ejemplo: mientras estés en un Pomodoro, apaga las notificaciones del email y de las redes, coloca el móvil en silencio y evita la multitarea, atendiendo plenamente una cosa a la vez.
El orden y la limpieza son excelentes aliados de la productividad, dado que te permite obtener los insumos necesarios de forma directa, sin desperdiciar tiempo buscando documentos, correos, referencias, u otros materiales necesarios. Esto también significa, seleccionar solo lo necesario y simplificar, en la medida de lo posible, el flujo de los procesos. Ten preparados los insumos antes de abordar la tarea, reducirás el desperdicio que implica buscar algo durante la realización de esta.
Para ser productivo hay que estar saludable, dormir bien, estar hidratado, comer alimentos que nos aporten vitalidad y energía, hacer pausas para relajarnos, hacer ejercicio, respirar bien, mantener una buena postura, entre otras prácticas que te ayudan a gestionar el estrés y a sentir bienestar.
Y ahora el tip más importante, disfruta lo que haces, destaca la perspectiva positiva y lo que ganas con cada tarea, busca hacer lo que realmente te hace feliz, lo que te apasiona. La motivación es clave para ser productivo.